Proposal chính là chiếc chìa khoá dẫn đến thành công không chỉ riêng cho bản thân các nhà Agency mà còn cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Một bản proposal hiệu quả phải cung cấp được các giải pháp hữu ích cho các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải theo cách tiện lợi và sáng tạo nhất. Để giúp bạn hiểu thêm về proposal, Tmarketing xin chia sẻ khái niệm proposal cũng như cách thiết kế Proposal chuyên nghiệp trên Canva
Proposal là gì?
Proposal là một dạng hình thức trình bày những ý tưởng, chiến lược, ngân sách, thời gian thực hiện, điều khoản hợp đồng,… cho một dự án hay chiến lược đến đối tác hoặc khách hàng tiềm năng.
Thường thì Proposal sẽ được trình bày qua các file Excel, Word, Powerpoint. Việc gửi Proposal cho khách hàng sẽ nhằm mục đích thuyết phục họ, khiến họ chấp nhận thỏa thuận, hài lòng với các đề xuất, chiến lược được đưa ra.
Nội dung trong Proposal phải làm nổi bật được các vấn đề cần thiết, mang tính khả thi và đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng. Khi viết Proposal phải trả lời được các câu hỏi như:
- What – Trình bày nội dung gì?
- Why – Hoàn cảnh và lý do thực hiện là gì?
- Who – Người thực hiện là ai?
- When – Thời gian là lúc nào?
- Where – Thực hiện ở đâu?
- How – Thực hiện như thế nào?
Proposal chính là cầu nối rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, giúp kết nối với đối tác và khách hàng một cách hiệu quả, dựa vào đó mà định hướng hợp tác phát triển lâu dài mối quan hệ giữa các bên.
Cấu trúc của proposal
Một proposal chuẩn và chuyên nghiệp sẽ có 4 phần sau:
Phần 1: Giới thiệu tổng quát
Đầu tiên, Proposal phải có phần giới thiệu tổng quát các thông tin cơ bản, liên quan đến nội dung bài Proposal nhằm giúp khách hàng có cái nhìn tổng quát nhất. Nội dung trong phần giới thiệu gồm có:
- Tên dự án.
- Giới thiệu về bản thân và trình bày lý do thuyết trình bản Proposal này.
- Những ai tham gia trong dự án này và ai là người chịu trách nhiệm chính?
- Khung nội dung chính của buổi thuyết trình.
- Thông tin liên hệ chi tiết.
Xem thêm: Hướng dẫn cách mở tab ẩn danh
Phần 2: Đặt khách hàng là trọng tâm
Phần này là phần rất quan trọng, quyết định phần lớn tới thành công của một buổi thuyết trình Proposal. Vì vậy cần phải tạo được sự hấp dẫn với khách hàng, làm cho họ thấy Proposal này có thể giải quyết được vấn đề của họ. Nếu làm tốt được phần này, cơ hội đạt được sự đồng ý từ phía khách hàng sẽ rất cao. Phần này cần có những nội dung sau đây:
- Lý do thực hiện dự án là gì
- Thời gian diễn ra dự án
- Địa điểm diễn ra dự án
- Timeline các công việc
Phần 3: Mô tả chi tiết những gì dự án thực hiện
Đối với phần nội dung, cần trình bày chi tiết, khoa học để khách hàng dễ quan sát bao gồm các nội dung sau đây:
- Ý tưởng được thể hiện trong dự án
- Dự án đem đến lợi ích, thuận lợi gì cho đối tác, khách hàng.
- Chi phí đối tác, khách hàng cần chi trả cho dự án lần này
Phần 4: Chứng minh năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp
Phần cuối của Proposal cũng quyết định rất lớn đến sự chấp nhận hợp tác của đối tác/khách hàng. Nội dung cho phần này cần phải được phân bổ đầy đủ, hợp lý để làm thay đổi tâm lý khách hàng:
- Giới thiệu về doanh nghiệp của bạn
- Phòng ban, team và những nhân sự nổi bật
- Các dự án đã triển khai thành công
- Các giải thưởng, thành tựu nổi bật mà doanh nghiệp đạt được.
TÀI LIỆU MARKETING CĂN BẢN CHO NGƯỜI MỚI CẦN NẮM
7 LƯU Ý để viết Proposal chuyên nghiệp
Trau chuốt về hình thức
Hình thức đẹp là cách dễ dàng gây ấn tượng và tạo thu hút khi lần đầu tiên khách hàng đọc Proposal. Cần đầu tư, trau chuốt thêm về hình thức khi viết Proposal. Hãy tham khảo các mẫu Proposal để tạo cho mình một bản Proposal đẹp mắt, ấn tượng nhất, tạo được thiện cảm hơn với khách hàng.
Ngắn gọn, dễ hiểu
Với Proposal, không có giới hạn về nội dung ngắn hay dài. Tuy nhiên, proposal chuyên nghiệp là một proposal sử dụng các câu văn, từ ngữ đơn giản, ngắn gọn sao cho rõ ràng ý tưởng cần truyền đạt.
Proposal chuyên nghiệp phải trả lời được các câu hỏi quan trọng như sau:
- Đề xuất này đem lại cho khách hàng những lợi ích gì?
- Cấu trúc hợp lý để trình bày các đề xuất như thế nào?
- Những nội dung không cần thiết nên lược bỏ trong Proposal?
- Làm thế nào để liên kết các nội dung trong Proposal thật logic?
Tập trung hướng đến khách hàng
Khách hàng luôn luôn là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Một chiến lược kinh doanh thành công chính là một chiến lược đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Xây dựng plan tối ưu nhất có thể
Một proposal phải đưa ra chi tiết tất cả các đề mục bao gồm các hoạt động, sự kiện sẽ diễn ra, công việc triển khai, nhân sự phụ trách, thậm chí là các con số về tài chính cụ thể. Người viết có thể tham khảo các mẫu proposal có sẵn để xác định các thông tin cần có nhằm xây dựng một plan hoàn hảo.
Tìm hiểu đối thủ
Tìm hiểu đối thủ luôn là một bước chuẩn bị cần phải có. Trong proposal, hãy chỉ ra điểm nổi bật của bạn so với đối thủ, qua đó có thể giúp tăng thêm khả năng thuyết phục khách hàng.
Deadline
Lập deadline cho Proposal là điều cần thiết để hoàn thành nó đúng tiến độ. Hãy phân chia các đầu việc sao cho hợp lý trong khoảng thời gian nhất định. Việc này cũng giúp cho kế hoạch thêm phần rõ ràng, chi tiết, dễ dàng cho khách hàng quan sát và đánh giá.
Ngân sách
Với từng ngân sách khác nhau thì quy mô của chương trình và phạm vi của dự án cũng sẽ khác nhau. Do vậy, việc tạo ra proposal dự án phải mang tính khả thi và bám sát với ngân sách đã được đưa ra.
Những lỗi cần phải tránh khi viết Proposal
Không tạo được ấn tượng tốt đối với đối tác/khách hàng
Proposal trình bày quá dài dòng, không đi vào trọng tâm sẽ khiến khách hàng mất thời gian khi đọc. Một Proposal tạo được ấn tượng với khách hàng phải ngắn gọn, súc tích những điều muốn thể hiện, giúp khách hàng hiểu được chi tiết nội dung đề xuất. Điều quan trọng hơn là đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Tập trung quá nhiều vào phần năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp bạn
Proposal đề xuất những cách giải quyết vấn đề nhưng lại viết quá nhiều về công ty như các kỹ năng, giải thưởng và thành tựu đạt được. Điều này sẽ khiến cho khách hàng nhàm chán, và cho rằng những nội dung trong Proposal thiếu tính xác thực.
Chưa làm nổi bật những vấn đề có trong Proposal
Dù có nhiều thông tin và vấn đề muốn được thể hiện trong Proposal nhưng không được diễn đạt và trình bày một cách hợp lý cũng sẽ không thu hút, thuyết phục được khách hàng.
Việc sở hữu website cá nhân cũng là một cách độc đáo để gây ấn tượng với các nhà tuyển dụng. Báo giá thiết kế website cá nhân chuyên nghiệp.
Hướng dẫn thiết kế Proposal chuyên nghiệp trên Canva
Việc sử dụng các mẫu Proposal có sẵn trên Canva sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức thiết kế. Dưới đây là ví dụ về các bước thiết kế Proposal trên Canva:
Bước 1: Truy cập vào Canva.com
Truy cập vào tên miền Canva.com ngay lập tức bạn sẽ tìm thấy website thiết kế Canva với rất nhiều tính năng và giao diện đa dạng.
Bước 2: Tìm mẫu Proposal phù hợp
Tại thanh tìm kiếm của Canva, gõ “Proposal”, Canva sẽ cung cấp mẫu Proposal đa dạng. Hãy thêm từ khóa tìm kiếm để phù hợp với chủ đề, màu sắc và phong cách để chọn lựa được mẫu Proposal phù hợp nhất. Sau đó, click vào mẫu đã chọn để tiến hành thiết kế.
Bước 3: Thao tác với các tính năng trên Canva
Kho thư viện của Canva có hàng triệu hình ảnh, minh họa, biểu tượng, biểu đồ và nhiều chi tiết thiết kế đa dạng. Việc của bạn là kéo và thả các chi tiết thiết kế vào trang và sắp xếp lại vị trí của chúng để tạo hiệu ứng mong muốn.
Bước 4: Tùy chỉnh thêm chi tiết
Thực hiện cá nhân hóa thiết kế Proposal hơn nữa bằng cách kết hợp các yếu tố khác nhau. Đừng quên đ lên các yếu tố thuộc thương hiệu của doanh nghiệp.
Bước 5: Tải xuống và chia sẻ
Canva sẽ hỗ trợ bạn lưu thiết kế Proposal dưới dạng JPG, PNG hoặc PDF. Tải nó xuống dưới dạng tệp hoặc chia sẻ qua email với một vài cú nhấp chuột dễ dàng.
Gợi ý các mẫu proposal mẫu miễn phí cho doanh nghiệp
Mẫu proposal được nhiều lượt yêu thích
Link tải: https://bom.to/riq7m7Bp
Mẫu proposal ngắn gọn
Link tải: https://bom.to/CkeXQmpU
Mẫu proposal đơn giản
Link tải: https://bom.to/ZtZ2MmlJ
Mẫu proposal chuyên nghiệp
Link tải: https://bom.to/xikQvpYh
Mẫu proposal năng động
Link tải: https://bom.to/TnNb8ANV
Trên đây là vài lời khuyên nhỏ, mong rằng sẽ đem lại sự chuẩn bị chu đáo và kỹ lưỡng cho bản proposal của bạn. Dù bạn mới tìm hiểu proposal hay đã thủ sẵn cho mình kha khá kinh nghiệm thì điều quan trọng tối thiểu cần phải có là tâm huyết và mong muốn bạn thể hiện về ý tưởng của mình trong mỗi bản proposal với từng khách hàng, từng dự án. Tmarketing chúc bạn thành công với bản proposal của mình
